Le vote par correspondance par les associés d'une SAS

La loi permet à la SAS d'organiser librement dans les statuts[1], les conditions et les formes dans lesquelles les associés participent à toute assemblée générale d'associés ou d'actionnaires. Ainsi, il est possible aux associés de participer aux décisions collectives d'associés ou d'actionnaires sans être physiquement présents lors de celles-ci, dans les conditions prévues à cet effet. Il s'agit de la dématérialisation des assemblées. Elle peut concerner le suivi du déroulement de l'assemblée par visioconférence ou télétransmission ou uniquement, le vote lors de celle-ci par correspondance ou à distance.

La présentation suivante ne portera que sur le vote par correspondance encore appelé vote à distance, et les conditions dans lesquelles une SAS peut recourir à ce mécanisme.

L'article L225-107 I[2] du Code de commerce dispose que " tout actionnaire peut voter par correspondance, au moyen d'un formulaire dont les mentions sont fixées par décret en Conseil d'Etat".

Le vote par correspondance consiste pour un associé, d'exprimer son vote au cours d'une assemblée des associés, sans être présent, ni physiquement, ni virtuellement à celle-ci, ni de recourir au mécanisme de procuration ou de mandat.

Le vote par correspondance peut avoir lieu sous forme papier ou sous forme électronique. Lorsque le vote a lieu sous la forme électronique, il est dit à distance[3].

Le vote par correspondance doit toutefois se faire suivant certaines modalités.

Le vote par correspondance peut concerner toutes les assemblées (ordinaires, extraordinaires ou spéciales).

Cependant, certaines conditions doivent être réunies à savoir :  

• insertion d'une clause statutaire prévoyant le vote par correspondance[4] ;
• information des associés dans l'avis de convocation, de la possibilité de voter par correspondance et précision des modalités de son exercice[5] ;
• envoi aux associés, du formulaire de vote, soit papier, soit électronique, annexé du texte des résolutions et des autres documents nécessaires à leur information[6] ;
• information des associés sur les résolutions qui seront prises, tout en les mettant en mesure de voter sur chacune d'elles, en exprimant soit un vote favorable, soit un vote défavorable, soit une abstention.

Le vote par correspondance doit satisfaire aux exigences légales et réglementaires d'une signature électronique avancée[7].  De la sorte, le vote par correspondance doit notamment :  

• être lié à l'associé de manière univoque  ;
• permettre d'identifier l'associé et assurer la confidentialité de ses données ;
• être mis en place avec un niveau de confiance élevé ;
• garantir une utilisation sous le contrôle exclusif de l'associé, à l'aide des codes et identifiants d'accès ;
• être lié aux données associées au vote de telle sorte que toute modification ultérieure de données soit détectable ;
• assurer l'intégrité de la volonté exprimée par l'associé.

En tout état de cause, le vote à distance reste un mécanisme facilitant l'accès aux assemblées des associés, auquel la SAS peut avoir recours. Elle doit tout de même veiller aux garanties juridiques et techniques de sa mise en place.

[1] Article L227-9 du Code de commerce

[2] Ces dispositions sont applicables à la SAS sur renvoi de l'article L227-1 alinéa 3 du Code de commerce.

[3] Le vote à distance est distinct du vote électronique qui a lieu en assemblée (en cours de séance) en ayant recours à des moyens de télétransmission ou à la visioconférence.

[4] Article R.225-61 du Code de commerce sur renvoi de l'article R225-75 du même code.

[5] Article R225-66 alinéa 2 du Code de commerce.

[6] La liste des documents est précisée par l'article R225-76 du Code de commerce.

[7] Le vote par correspondance doit s'effectuer conformément aux dispositions de l'article 1367 du Code civil, du décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique et des articles 26, 28 et 29 du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.