De l'usage pratique de la légalisation et de l'apostille

Un acte juridique établi dans un Etat ne peut pas produire d’effets dans un autre Etat sans l’accomplissement de la formalité de la légalisation. On rappellera qu’en matière de décisions judiciaires, une formalité d’exequatur sera en principe nécessaire pour qu’un jugement rendu à l'étranger puisse être exécuté dans autre pays.

Nous verrons successivement le régime de droit commun de la légalisation, puis sa version simplifiée (apostille) (I), ses cas de dispense (II) et les effets du défaut de légalisation (III).

1) Définition

Selon les articles 1 et 2 du décret n°2007-1205 du 10 aout 2007, la légalisation est « la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte sous seing privé ou de l’acte public(1) a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ». En aucun cas, elle n'atteste de l'exactitude du contenu de l'acte. La légalisation a donc une portée plus large que la simple certification matérielle de signature, dont le fondement repose sur la coutume et qui engage néanmoins la responsabilité de l’autorité certificatrice. Le notaire, s’il est requis d’une certification matérielle de signature, devra être vigilant sur l’accomplissement de celle-ci et pourra refuser de l’opérer s’il estime que les conditions de sécurité minimales ne sont pas remplies pour la bonne exécution de celle-ci.

La légalisation trouve son fondement dans l'ordonnance royale sur la Marine d'août 1681 qui a été partiellement abrogée par l'ordonnance du 21 avril 2006. Cependant, cette abrogation n'a pas remis en cause l'exigence de la légalisation qui demeure nécessaire dans l'ordre international. Par deux arrêts n° 08-13541 et 08-10962 du 4 juin 2009, la Première chambre civile de la Cour de cassation consacre l'exigence de la légalisation des actes publics destinés à être produits à l'étranger, "malgré l'abrogation de l'ordonnance royale sur la Marine d'août 1681, la formalité de la légalisation des actes de l'état civil établis par une autorité étrangère et destinés à être produits en France demeure, selon la coutume internationale et sauf convention (internationale) contraire, obligatoire".

2) Mode opératoire

La légalisation se traduit par l’apposition d’un cachet(2) sur les actes passés en France destinés à être produits à l'étranger (a) ou d'actes passés à l'étranger et destinés à être produits en France (b).

Modèle de cachet annexé à l’arrêté du 3 septembre 2007 :

a) Actes passés en France à produire à l'étranger

Il conviendra de rappeler que les formalités de légalisation sont limitées dans ce cas aux seuls actes publics(3) (i) puis nous verrons les formalités particulières aux actes rédigés en langue étrangère (ii).

(i) La légalisation des actes publics est opérée par le service de la légalisation du ministère des Affaires étrangères(4) dans les conditions prévues à l’article 4, II, 1° du décret précité, qui agit par délégation du ministre des Affaires étrangères en vertu de l’article 9 du même décret.

Pour être admis à la formalité de la légalisation, l’acte public présenté à la légalisation doit être revêtu de la signature manuscrite et originale, du nom et de la qualité du signataire et, le cas échéant, du cachet de l’administration(5).

(ii) Pour permettre l’accomplissement de la formalité de la légalisation, il est nécessaire que le document à légaliser soit rédigé en français ou, à défaut, accompagné d’une traduction en français effectuée par un traducteur assermenté auprès des autorités judiciaires françaises ou dans l’Etat où cet acte est destiné à être produit. Cette traduction est destinée à permettre à l’autorité certificatrice de vérifier le contenu formel du document à légaliser(6).

En présence d’un acte sous seing privé rédigé dans une langue étrangère, il est donc possible de faire certifier la signature de son auteur par un notaire qui apposera une mention de certification matérielle de signature en français complétée de sa signature et de son sceau. C’est donc cette mention de certification matérielle de signature qui sera légalisée par l’autorité compétente(7). Indépendamment de l’aspect formel, le notaire devra s’assurer de l’exacte compréhension du contenu du document dont il va certifier la signature pour vérifier quelle est la portée de cette certification. En effet, suivant les pays où le document est destiné à être produit, le notaire doit s’assurer qu’il s’agit bien d‘une simple certification matérielle de signature qui lui est demandée et non d’une certification de la capacité juridique de son auteur à signer ce document, qui relève d’un véritable certificat de coutume. Par conséquent, il appartient au notaire s’il n’a pas la compréhension de la langue du document, d’en demander une traduction en français, pour pouvoir opérer cette vérification.

Le coût de la légalisation est en général de 2 € par document(8). Toutefois, les actes d’état civil sont soumis à un droit de 1 € par acte. En outre, certains ressortissants étrangers sont soumis à un tarif dit « de réciprocité » qui dépend de la nationalité de l’auteur du document(9).

Une fois cette première formalité de légalisation effectuée auprès du service de la légalisation près le Ministère des Affaires étrangères français, il sera nécessaire de procéder à une  seconde légalisation auprès de l'ambassade ou du consulat de l'Etat étranger en résidence en France sur le territoire duquel l'acte doit produire ses effets, afin que celui-ci soit à même d'en attester la véracité.
 
Ex : Une procuration sous seing privé devant être produite en Chine signée par un ressortissant qatari avec certification de signature par un notaire français, devra faire l'objet de la formalité de légalisation auprès du service compétent auprès du Ministère des Affaires Etrangères français. Une fois cette première légalisation effectuée, cet acte devra faire l'objet d'une seconde légalisation auprès de l'ambassade ou du consulat de Chine en France, aux fins de produire ses effets sur le sol chinois.

b) Actes passés à l'étranger à produire en France

Il conviendra de distinguer les formalités applicables suivant qu’il s’agit (i) d’actes publics ou (ii) d’actes sous seings privés (ii). On se reportera aux développements ci-dessus concernant les formalités particulières aux actes rédigés en langue étrangère.

(i) Actes publics

Les actes publics(10) légalisés par les autorités ou les agents de l'Etat où le document a été établi sont soumis à une deuxième formalité de légalisation par l’ambassadeur ou le chef de poste consulaire français exerçant ses fonctions dans le pays où le document a été établi , ainsi qu'il est prévu  à l’article 4, I, 1° du décret du 10 août 2007, lesquels peuvent déléguer leurs attributions dans les conditions prévues à l’article 8 du même décret.
 
Ex. : un acte public légalisé par l'autorité compétente des Emirats Arabes Unis devant être produit en France pourra être légalisé par l'ambassadeur ou le chef de poste consulaire français aux Emirats Arabes Unis  (art. 4, I, 2° du décret précité).

(ii) Actes sous seing privé

La légalisation d’un acte sous seing privé ne peut être faite qu’en présence de son signataire(11) :

le signataire personne physique(12) d’un acte sous seing privé doit justifier de sa signature au moyen d’une pièce délivrée par une administration publique comportant son nom, son prénom, sa date et son lieu de naissance, sa photographie et sa signature, ainsi que l’identification de l’autorité qui a délivré le document, le lieu et la date de délivrance ;

le signataire représentant d’une personne morale(13) d’un acte sous seings privés doit justifier outre de son identité et de sa signature dans les conditions examinées au tiret qui précède, de sa qualité par un extrait du registre du commerce et des sociétés s’il s’agit d’une société, par un récépissé de déclaration de création/modification délivré par le préfet pour une association de la loi de 1901 ou par une attestation d’existence pour une fondation.

La légalisation des actes sous seing privé ne peut être réalisée que par les ambassadeurs et chefs de poste consulaire du ressort de la résidence habituelle ou du lieu de séjour temporaire du signataire et dans les conditions prévues à l’article 5 du décret du 10 août précité.

1) Définition

L'apostille est une formalité simplifiée de légalisation des actes publics(14) qui doivent être produits dans un autre Etat, instituée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle se substitue à la légalisation d'actes publics lorsque les deux Etats ont signé cette convention. Elle a les mêmes effets que la légalisation.

A la lecture des éléments qui précèdent, on comprend qu’à la différence de la légalisation, qui peut porter sur des actes publics ou des actes sous seings privés, l’apostille ne peut s’opérer que sur des actes publics dont le champ est plus restreint que ceux soumis à légalisation.

Contrairement à la légalisation, il n'est pas nécessaire d'effectuer une double formalité auprès des autorités françaises d'une part, et auprès des autorités de l'Etat sur le territoire duquel l'acte doit produire ses effets, d'autre part. En effet, au titre de l'article 3 de la convention de La Haye du 5 octobre 1961 relative à l'apostille,  la seule formalité exigée pour attester de la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi, et le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu, est l'apposition de l'apostille par l'autorité compétente de l'Etat d'où émane le document.

La Convention de La Haye de 1961 est actuellement en vigueur dans 107 Etats.

2) Mode opératoire

L'apostille est délivrée par l'autorité compétente de l'Etat où l'acte est passé. Chaque Etat désigne l’autorité compétente. En France, la compétence pour délivrer l’apostille est celle du procureur général de la Cour d'appel, du ressort de l'autorité qui a conféré à l'acte son caractère d'acte public(15). L'apostille prend la forme d'un cachet sur le document à apostiller conforme au modèle annexé à la Convention de La Haye attestant de la véracité du sceau et de la signature de l'autorité qui a conféré à l'acte son caractère d'acte public. Ces vérifications sont opérées au vu des recueils de signatures et de sceaux conservés par les parquets. Elle est délivrée sans frais à la requête du porteur de l’acte ou d'un représentant de l'autorité certificatrice(16).

Modèle d’apostille annexé à la convention de La Haye du 5 octobre 1961 :

Le 1er mars 2010, le Bureau Permanent de la Conférence de La Haye a mis en place un programme d'apostille électronique (e-Apostilles) ainsi qu'un programme électronique de registre d'apostilles (e-Registres). Pour l'instant, seuls quelques pays signataires se sont dotés de ces programmes (Espagne, Etats-Unis d'Amérique, Colombie, Belgique, Nouvelle-Zélande etc.).

A la lecture des éléments qui précèdent, on comprend qu’à la différence de la légalisation, qui peut porter sur des actes publics ou des actes sous seings privés établis à l’étranger par un non résident français, l’apostille ne peut s’opérer que sur des actes publics émanant d'une autorité française.

Cependant, il existe des exceptions à la légalisation et à l’apostille.

Les cas de dispense de légalisation relèvent tantôt de conventions bilatérales ou de la Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 relative à la suppression de la légalisation d'actes publics(17) dans les Etats membres des Communautés européennes. Il existe d’autres conventions prévoyant la dispense de légalisation, mais qui n’ont pas d’intérêt pour la pratique notariale.

L'article 3 alinéa 2 de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 prévoit que l'apostille ne peut pas être exigée "lorsque soit les lois, règlements ou usages en vigueur dans l'Etat où l'acte est produit, soit une entente entre deux ou plusieurs Etats contractants l'écartent, la simplifient ou dispensent l'acte de légalisation".

Un guide des formalités à accomplir concernant les documents établis par une autorité française et destinés à être produits à l’étranger, est mis à jour régulièrement par le ministère des Affaires étrangères et indique, par pays destinataire et par type de document s’ils sont soumis à légalisation, apostille ou dispensés de toute formalité(18).

Il convient maintenant d’examiner les conséquences du défaut de légalisation/apostille lorsqu’il est nécessaire.  

Les formalités de légalisation ne certifiant pas le contenu de l'acte public ou de l’acte sous seing privé revêtu d’une mention officielle d’une autorité compétente, son défaut n'a pas d'effet sur la validité ou l'authenticité de l'acte.

La Première chambre civile de la Cour de cassation, dans un arrêt n°70-13577 du 9 novembre 1971, a affirmé que l'acte public qui n'a pas été légalisé est inopposable à la France. Il convient de préciser que le défaut de légalisation permet, dans le cadre d'un contentieux, à la partie contre laquelle l'exécution de l'acte est dirigée de faire suspendre l'exécution de cet acte non légalisé.
Le défaut de légalisation ou d'apostille entraînera le rejet de l'acte par le service de la publicité foncière(19).

Voir notre fiche produit sur les procurations établies en France et destinées à être produite à l'étranger

(1) Les actes publics visés par l’article 1 du décret précité du 10 août 2007, sont ceux visés à l’article 3 du même décret, à savoir :
- des expéditions des décisions des juridictions judiciaires ou administratives, les actes émanant de ces juridictions et des ministères publics institués auprès d'elles;
- des actes établis par les greffiers;
- des actes établis par les huissiers de justice;
- des expéditions des actes de l'état civil établis par les officiers de l'état civil;
- des actes établis par les autorités administratives;
- des actes notariés;
- des déclarations officielles telles que les mentions d'enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seings privés étant précisé que la légalisation d'un acte sous seings privés doit obligatoirement se faire en présence de son signataire;
- des actes établis par des agents diplomatiques ou consulaires.
(2) Article 2 alinéa 2 du décret du 10 août 2007 précité et article 1 de l’arrêté 3 septembre 2007
(3) Voir note 1
(4) Bureau des légalisations : PARIS 75007 bd des Invalides, n° 57 - M° Duroc - Tél. : 01 53 69 38 28 - 01 53 69 38 29 (de 14h à 16h)
Courriel : bureau.legalisation@diplomatie.gouv.fr
(5) www.diplomatie.gouv.fr > services aux citoyens > légalisation > Conditions de recevabilité des actes publics par le bureau des légalisations
(6) Article 7 du décret du 10 août 2007
(7) En matière d’apostille, voir la circulaire du ministère de la justice du 12 décembre 2005
(8) 2e partie du décret n° 81-778 du 13 août 1981
(9) Liste des ressortissants concernés par le tarif dit « de réciprocité » : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/IMG/pdf/tarifsdelareciprocite_cle42182d.pdf
(10) Voir note 1
(11) Article 6 du décret du 10 août 2007
(12) Article 2 de l’arrêté du 3 septembre 2007
(13) Article 3 de l’arrêté du 3 septembre 2007 précité dans la note précédente
(14) Les actes publics sont ceux visés dans la note 1, à l’exclusion des actes établis par des agents diplomatiques ou consulaires, ainsi que les documents administratifs relatifs à une opération commerciale ou douanière selon l’article 1er de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
(15) Le parquet général de Rennes est compétent pour apostiller les extraits du casier judiciaire tenu à Nantes
(16) confère Circulaire 2005-19D3/12-12-2005 § II.2.2) c.
(17) Il faut ici entendre par acte public, les actes visés à l’article 1er du décret n°92-383 du 1er avril 1992 pris pour l’application de la Convention de Bruxelles du 25 mai 1987, à savoir :
- les documents qui émanent d'une autorité ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction de l'Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice;
- les documents administratifs;
- les actes notariés;
- les déclarations officielles telles que mentions d'enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposés sur un acte sous seing privé. 
(18) Le tableau récapitulatif de l'état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation est consultable à partir du lien suivant : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/services-aux-citoyens/legalisation-et-notariat/legalisation-et-certification-de-signatures/article/la-legalisation-de-documents
(19) Art. 4 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière, sous réserve des conventions bilatérales portant dispense de légalisation ; Bull. assoc. mutuelle des Conservateurs 1966, art. 645.